La gestion d’une association implique un grand nombre de tâches organisationnelles et administratives. Les dirigeants doivent planifier les assemblées générales, préparer les campagnes de levées de fonds et s’occuper de l’adhésion des membres, entre autres. Chaque aspect revêt une importance cruciale pour le bon fonctionnement de la structure au fur et à mesure qu’elle s’agrandit. Voici un guide pratique pour s’adapter à cette croissance.
Revoir les processus administratifs pour gagner en efficacité
Toutes les formalités relatives à la gestion d’une association nécessitent du temps et de la rigueur. L’équipe dirigeante et les bénévoles se retrouvent très vite surmenés en l’absence d’un cadre optimal.
Une mise à jour en fonction de la croissance de l’association
La loi du 1er juillet 1901 pose les fondements du contrat associatif, mais elle laisse les modalités d’organisation à la discrétion des adhérents. Il faut cependant une gestion administrative précise au quotidien pour accompagner le développement de cette structure.
Nous recommandons de faire évoluer les procédures aux changements qu’elle rencontre. Il convient de modifier les statuts de l’association pour attribuer les bonnes missions et les rôles les plus pertinents à chaque membre du bureau. L’actualisation des processus concerne aussi les :
- conditions de tenue d’une assemblée générale,
- règles de quorum et de majorité,
- modalités de rédaction d’un procès-verbal (PV),
- démarches pour organiser des évènements associatifs.
L’équipe dirigeante peut aussi nommer un conseil d’administration pour gérer les opérations courantes.
La simplification des procédures
Toute communauté professionnelle, association ou collectivité qui s’agrandit, doit automatiser les tâches redondantes. La priorité va au système centralisé pour renforcer l’engagement des membres et créer une communauté plus active. La nécessité d’un logiciel pour la gestion d’associations se fait donc ressentir pour transformer la façon d’interagir avec les adhérents.
Il faut cependant une solution CRM conviviale pour administrer au mieux les inscriptions et la transmission des documents. Suivi des projets, facturation des cotisations ou animation communautaire, le modèle retenu doit optimiser l’efficacité commerciale et administrative de l’organisation associative.
Former l’équipe administrative pour accompagner la croissance
Seule une montée en compétence continue peut aider l’équipe à faire face aux nouveaux défis liés à la croissance de leur structure. Il convient dès lors d’organiser des salons, des séminaires et des évènements susceptibles de répondre à cet objectif. Le bureau doit créer et alimenter un programme de formation avec des certifications Qualiopi à la clé.
Une rotation bien organisée permet aux adhérents responsables de l’administration d’obtenir des conseils opérationnels adaptés aux activités d’une communauté d’intérêts. Les meilleurs CRM d’association incluent des sessions personnalisées et une assistance omnicanale pour fluidifier la gestion des flux. Cette approche permet d’implémenter des intégrations techniques sur mesure pour chaque profil d’utilisateur selon les missions qui lui incombent.
Déléguer les responsabilités pour une meilleure répartition des tâches
À un certain stade d’évolution, il devient impossible de cantonner la gestion administrative à un petit groupe au sein de l’association. La meilleure solution pour éviter les débordements ? Confier plus de tâches à d’autres responsables ou aux nouveaux membres. Pendant que certaines missions impliquent des compétences spécifiques, d’autres actions requièrent un investissement plus important. Il faut ainsi développer des compétences en gestion, en communication ou en comptabilité au sein de l’équipe existante.
L’organisation ne doit pas exclure le recrutement de salariés pour améliorer la gestion de l’association au quotidien. Ce choix s’accompagne cependant de fiches de paie obligatoires. Faire appel à un gestionnaire administratif permet en outre de déléguer la rédaction des contrats, les demandes de subventions ou encore la gestion des appels avec la mairie.
