Les ressources humaines assument de nombreux rôles cruciaux dans une société. Elles ne s’occupent pas uniquement de la gestion de la communication de crise entreprise. Cette branche se charge à la fois du recrutement, de la rédaction des contrats ou des fiches de paie, du suivi des carrières des salariés, de l’organisation des formations et bien d’autres activités. Comme elle peut vite se retrouver surbookée, rien qu’avec une bonne centaine de salariés, le recours au SIRH s’impose. Qu’est-ce que c’est ? Quelles difficultés au sein du département ce dispositif dénoue ? Nos réponses ici.
Sommaire
En quoi consiste exactement le SIRH ?
Tout dirigeant n’hésite pas à utiliser bon nombre d’outils pour lancer une entreprise réussie. Le SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines en fait partie. C’est un ensemble de logiciels permettant aux services RH de mieux piloter, d’automatiser, d’alléger et de digitaliser plusieurs fonctions administratives.
Le SIRH sert à informatiser les tâches liées à l’organisation des ressources humaines à savoir la gestion de la paie, des talents, du planning, des congés, des absences, des notes de frais et bien plus encore. Il se compose d’un certain nombre de briques logicielles intitulées modules. Ces dernières peuvent être adaptées à l’activité et aux besoins de l’entreprise. On peut les classer en 4 catégories.
Il y a d’abord la gestion des paies qui réunit bon nombre d’informations telles que le nombre d’heures des salariés, les congés, les cotisations sociales, les déductions, les absences et plus. Ensuite, l’organisation des prestations sociales ayant rapport aux pensions complémentaires ou à l’Assurance Maladie. Quant aux deux autres modules, on distingue la gestion des prestations de travail et la gestion de l’humain. Cette dernière inclut les services relatifs aux ressources humaines à proprement parler.
Pour savoir si l’outil SIRH répond parfaitement aux enjeux des RH, rédiger le cahier des charges SIRH s’avère nécessaire. L’entreprise peut cela déléguer cette mission à une agence qualifiée pour gagner du temps.
Quels sont les enjeux d’un SIRH ?
Grâce au SIRH, la digitalisation au sein des ressources humaines permet d’optimiser et de simplifier leurs missions. Découvrez ci-dessous ses 4 grands enjeux.
Le respect des obligations légales
La gestion du personnel est dictée par d’innombrables dispositions légales. L’équipe RH doit les respecter à la lettre afin de maintenir la qualité du pilotage des salariés.L’enjeu d’un SIRH consiste à remplir ces obligations tout en fournissant un gain de temps à la branche RH.
Ces contraintes touchent plus particulièrement la sécurité, la convention collective, l’hygiène, les charges sociales, l’emploi des seniors ou les contrôles Ursaaf. Avec ses différents modules, le SIRH allège considérablement les fonctions des RH. Ce service a en conséquence plus de temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée.
L’optimisation de la productivité RH
L’amélioration de la productivité de la branche RH fait partie des défis à relever par l’entreprise. Une fois cet objectif atteint et la conformité légale respectée, elle peut par exemple se pencher sur les questions d’agrandissement et de diversification des activités. De par le SIRH, l’enjeu est d’augmenter le rendement administratif garantissant la performance de la boîte.
Les ressources humaines peuvent à titre d’exemple trouver de meilleurs moyens pour optimiser le bien-être au travail, gérer les compétences ou mettre en valeur des talents. Ces actions permettent de nourrir les différents projets de la société en boostant la motivation du personnel. Animer les salariés influence positivement leur productivité.
La garantie de la protection des données RH
En mai 2018, une récente loi, le « règlement général sur la protection des données » ou RGPD, impose à tout organisme privé ou public la sécurisation des données à caractère personnel. Depuis qu’elle est entrée en application, un des principaux enjeux du SIRH est de respecter à la lettre cette mesure incitative. Ainsi, ce département doit préserver toutes les informations collectées en permanence par ce logiciel.
Lorsqu’une entreprise décide d’implanter cet outil dans ses serveurs, elle n’a pas à se soucier de la fuite d’informations ou du truquage des chiffrements. Ce type de logiciel est paré contre toute cyberattaque.
Tous les processus RH étant informatisés, adopter ce logiciel favorise la protection des données tout en réduisant la consommation de papier (merci pour la Planète). Plus besoin d’imprimer les bulletins de paie numérisés. Avec le SIRH, l’archivage de tous les documents RH devient plus sûr et fiable.
La centralisation des données RH
En s’appuyant sur le SIRH, l’équipe RH n’a plus besoin de chercher les renseignements RH à droite ou à gauche. Toutes les données y compris les plus précieuses sont réunies dans le logiciel à savoir les informations administratives du personnel, les justificatifs sur les notes de frais, les congés à venir, les jours de télétravail, les absences, le planning des salariés et bien d’autres.
Le manager peut aussi bénéficier du SIRH pour suivre au jour le jour les performances de ses équipes. En cas de baisse de la productivité, il peut programmer des formations continues sur plusieurs semaines. Le SIRH constitue alors un excellent outil de pilotage permettant aux responsables et aux dirigeants de l’entreprise de prendre des décisions stratégiques.
La majorité des SIRH accessibles en mode Saas sont consultables à tout moment et en tout lieu.
Les économies financières
Les économies générées représentent aussi un des grands atouts du SIRH. Il ne vous fait pas uniquement gagner du temps. Il aide également à amoindrir les coûts matériels.
Comme l’outil n’utilise pas de papier, la branche RH peut en profiter pour limiter les dépenses tout en étant écoresponsable. Le fait que tous les documents soient stockés dans le système libère plus d’espace dans les bureaux.
À rappeler que les démarches de recrutement se révèlent toujours onéreuses. Fort heureusement, le SIRH facilite amplement le suivi et la gestion du processus.
Ce qu’il faut savoir pour bien choisir son SIRH
De nombreux modèles de SIRH sont actuellement disponibles. Le système doit répondre à vos attentes et vous simplifier la manipulation. En comparaison avec l’ASP, le Paas, le Laas ou le Daas, le SIRH en version Saas est très populaire. Outre sa praticité, il est mis à jour à périodes régulières.
Accordez également de l’importance à la sécurité des données. Le SIRH doit garantir la protection de toutes les informations à exploiter. Il doit être capable de communiquer avec d’autres solutions informatiques qui sont déjà en place dans votre société.